Bedrijfsevenement organiseren? Zo doe je dat.

De afgelopen tijd hebben we geen bezoek kunnen brengen aan grote evenementen maar ook deze branche krabbelt weer langzaam op nu Nederland uit de lock down komt. We mogen binnenkort weer genieten van een tof concert, festival of gezellig bedrijfsfeest en we hebben er maar al teveel zin in. Behoor jij dit jaar tot de feestcommissie op je werk? Dan wil je er natuurlijk een extra speciale editie van het bedrijfsfeest van maken. Als je nog niet eerder een bedrijfsevenement hebt georganiseerd, of misschien wel helemaal geen evenement, dan weet je waarschijnlijk niet wat nu de juiste aanpak is. Je wilt natuurlijk wel een beetje indruk maken op je collega’s, maar too much is ook niet goed. Een goed georganiseerd bedrijfsevenement is belangrijk voor de teamspirit en werksfeer, daarom moet het evenement tot in de puntjes georganiseerd worden. Hoe je dat doet, dat lees je hieronder.

 

Voorbereidingen

De voorbereiding van het evenement is de eerste, maar ook gelijk de belangrijkste stap. Je begint de voorbereiding met het bepalen van de doelstelling en de doelgroep. Als je eenmaal duidelijk voor ogen hebt waar en voor wie het evenement nu precies bedoelt is, kun je de vervolgstappen beter uitvoeren. Is het evenement bijvoorbeeld vooral bedoeld voor het uitwisselen van kennis en ervaringen of bijvoorbeeld juist voor teambuilding of zakendoen? Je kunt je voorstellen dat je voor deze evenementen een andere voorbereiding moet treffen. Komen daarnaast alleen jouw collega’s op het evenement, of ook leveranciers en de pers? Vervolgens kun je aan de hand van het budget een programma samenstellen en de locatie bepalen. Als jij de voorbereiding compleet hebt gemaakt is het tijd om de gasten een uitnodiging te versturen.

Op rolletjes

Voor het evenement zelf maak je een draaiboek. Hierin schrijf je per gebeurtenis de tijd, locatie, activiteit en verantwoordelijke op. Kleine tip: laat wat ruimte over voor aantekeningen. Ondanks dat je per gebeurtenis misschien wel een andere verantwoordelijke hebt aangewezen, zal jij aanspreekpunt blijven tijdens het evenement. Zorg dus dat je scherp bent en overzicht houdt. Met die goede voorbereiding die je hebt getroffen moet dit natuurlijk helemaal goed komen.

 

Herinnering

Wist je dat vooral het laatste moment van een gebeurtenis herinnerd wordt? Zorg dus altijd voor een goede afsluiting van het evenement. Zorg dat het voor de gasten duidelijk is wat de afsluiting is en wanneer deze is. Om iedereen een leuke herinnering van het evenement mee te geven, kun je een photoflyer instax meegeven. Met branded foto frames maak je ook nog eens wat extra promotie. Stuur de gasten na het evenement ook een bedankbrief toe met leuk, grappig of informatief aandenken. Je kunt ook een klein magazine toesturen met wat sfeerimpressies van het evenement.

Geef een antwoord